Gestión Deportiva: el club ordenado, de la puerta al balance

Padrón por categorías, cuota social más actividades en una sola cuota por socio, cobro en el mostrador y online, y una lista de morosos con criterio.

Categorías por año de nacimiento, un adulto que paga por varios chicos, apto médico y ficha de emergencia, alquiler de fútbol 5 y torneos internos.

Control de acceso con carnet QR o tarjeta, cuota mensual, packs de clases sueltas, cobro online con link personal y apto médico.

Varias disciplinas con cupo y temporada, control de acceso, canchas para socios y particulares y pileta de verano con abonos y pases diarios.

Categorías por edad con pase de temporada, un adulto responsable que paga por varios chicos, becas, prorrateo del mes de alta y página pública.

Grilla de turnos, cobro del alquiler a socios y a particulares, torneos internos y caja del día con los alquileres incluidos.

Partida doble real con diario, mayor, balance y libros de IVA, padrón al día y datos que pertenecen al club, además de la gestión diaria de cuotas.

Qué hace bien una planilla en un club chico, dónde se rompe cuando el club crece y qué cambia concretamente con un sistema: recibos numerados, deuda y trazabilidad.

Importación del padrón existente por CSV con validaciones estrictas, ficha completa del socio, grupo familiar y bajas que conservan la historia.

Emisión de la cuota por período, vencimientos, recibos numerados, pagos parciales y seguimiento de lo que no se cobró.

Partida doble que se registra sola al moverse el dinero, contra-asientos en lugar de borrados, cierre de meses y los libros que una comisión debe poder mostrar.

Registro de ingresos con el carnet QR, protección contra dobles escaneos, inferencia de la actividad y avisos de deuda o apto vencido sin bloquear la entrada.

Inscripciones con cupo y lista de espera, packs de clases que se consumen al ingresar y liquidación de profesores sobre lo efectivamente cobrado.

Grilla de turnos que no admite superposiciones, cobro del turno por el mismo circuito que la cuota y torneos internos con fixture y tabla.

Avisos por email a todo el club o a un segmento, con vista previa de destinatarios, cola de envío, registro de entregas y bajas efectivas.

Una dirección propia con horarios y un formulario de contacto que cae en una bandeja interna, sin indexación en buscadores y con datos que no se guardan para siempre.

Checklist para decidir con calma: empezar por el problema real, pedir por escrito cómo se exportan los datos y probar el sistema un mes en paralelo.

El orden recomendado para cargar un club nuevo —categorías, actividades, padrón, equipo y primera emisión— y cómo traer la deuda que ya existía.

Guía de referencia de cada interruptor: zona horaria, fechas de la cuota, opciones que cambian importes y por qué casi todo viene apagado de fábrica.

Los cuatro roles posibles, qué puede hacer cada uno, cómo se invita a alguien, cuántos usuarios incluye cada plan y cómo influyen las sedes.

Cómo activar el segundo factor, guardar los códigos de respaldo y exigir la verificación a todo el equipo administrativo.

Qué separa una sede y qué no, cómo se asignan predios a los usuarios y por qué el socio pertenece al club y no a una sede.

Qué se puede personalizar con los colores y el escudo del club —la credencial del socio y la aplicación— y qué queda fuera de la personalización.

Qué incluye la prueba de treinta días, qué pasa cuando termina, cómo subir o bajar de plan y cómo se paga el abono.

Qué incluye la descarga completa, sus límites para clubes grandes, quién puede pedirla y por qué conviene probarla antes de necesitarla.

Cómo la categoría define la cuota, la diferencia costosa entre categoría inactiva y archivada, y el pase por edad que propone el sistema y decide el club.

Cómo armar un grupo, qué cambia el pagador en cobros, recibos y recordatorios, y cómo agregar, quitar o disolver integrantes.

Cómo cargar el certificado, quién puede verlo, qué ocurre en la puerta cuando está vencido y qué hace y qué no hace el sistema con los vencimientos.

Por qué reemplazar el carnet plástico por una credencial verificable, qué se comprueba en la puerta y qué hacer si alguien la comparte o la pierde.

Las dos formas de baja y cuándo usar cada una, qué pasa con la deuda, las inscripciones y el carnet, y cómo restaurar a un socio.

Cómo registrar una suspensión con motivo y fecha de fin, dónde se ve y cómo deciden los dos interruptores si se le sigue cobrando la cuota.

La diferencia entre el registro automático de quién hizo qué en el sistema y el libro donde la comisión directiva asienta sus resoluciones.

Qué determina el importe de la cuota, cómo fijar días de emisión y vencimiento, registrar cobros parciales y manejar el saldo a favor.

El orden en que se calcula la cuota con actividades, cargos y sanciones, el grupo familiar, el prorrateo del mes de alta y las becas con vigencia.

Definir qué es un moroso, por qué el primer recordatorio es el que cobra, qué canal usar y cómo distinguir un problema de importe de uno de circuito.

Cobrar total o parcial con uno o varios medios, a dónde va el dinero según el medio, cómo se entrega el recibo y quién puede anularlo o devolver.

Conectar la cuenta del club, el link personal de cada socio, qué se puede pagar online y cómo el pago se convierte en recibo y se imputa a la cuenta.

Cómo un club exento o monotributista emite Factura C con CAE sobre la cuota, qué hay que configurar antes y cómo se anula con nota de crédito.

Cómo cargar una actividad con cupo y meses de temporada, quién puede inscribir y cómo avanza la lista de espera sin errores en la cuota.

Para quien no quiere abonarse: armar el catálogo de packs, venderlos y cobrarlos en el acto y descontar cada clase al ingresar.

Cómo un lector USB registra cada ingreso desde el QR, cómo se infiere la actividad, qué avisos muestra y cómo se manejan invitados y predios.

Cómo emitir un pase para alguien que no es socio, cobrárselo al socio anfitrión y por qué el pase vale solo el día en que se emite.

Comisión por actividad calculada sobre lo cobrado y no sobre lo emitido, porcentajes que se congelan y liquidaciones que generan la deuda a pagar.

La grilla de turnos, por qué reservar no genera deuda, cómo cobrarle a un socio y a un particular y qué pasa con los turnos al anular.

Crear un torneo, cobrar la inscripción a los socios sin emitir una cuota aparte, cargar fixture y resultados y leer la tabla de posiciones.

Fechas y horarios de la temporada, pases para socios y visitantes, abono en cuotas, control del portón con QR y reportes de uso.

Talonario y precio, venta y anulación de números a socios y no socios, comisión de los vendedores, premios y registro del sorteo.

Las cuatro audiencias posibles, la vista previa de casillas, por qué el envío es una cola y cómo leer el registro de entregas y bajas.

Qué muestra la página del club, quién la ve, por qué no aparece en buscadores y cómo se atienden las consultas de interesados.

Qué libros necesita un club, por qué la partida doble se vuelve obligatoria al rendir cuentas y cómo conciliar lo registrado con el banco.

Las cuentas que vienen cargadas, cuáles no se pueden mover, cómo agregar o importar cuentas propias y para qué sirve el asiento manual.

Cuándo registrar un gasto de contado y cuándo una compra a cuenta de un proveedor, cómo entra el IVA y cómo funciona el arqueo diario.

Subir el CSV del banco, emparejar movimientos por importe y fecha y decidir qué hacer con lo que figura en el banco y no en el libro.

Qué implica cerrar un mes, por qué un período cerrado rechaza incluso anulaciones, cuándo conviene cerrar y cómo reabrir si hace falta.

Cómo se activa la condición de Responsable Inscripto, de dónde sale el débito fiscal de las cuotas y por qué el crédito de compras entra por Gastos.